Robotización de Procesos Administrativos
Robotización de Procesos Administrativos
Descripción
En los últimos años, el Ministerio de Justicia se encuentra inmerso en un proceso de transformación digital. Uno de los principales objetivos que se ha marcado el Ministerio de Justicia es la mejora organizativa y de procesos. La eficiencia resultante ha de poder medirse en reducción de tiempos y satisfacción de la ciudadanía, pero también en una eficiente asignación de recursos invertidos, impacto ambiental y capacidad de gestión de datos.
Para ello se está llevando a cabo la automatización de diferentes procesos y tareas que actualmente se realizan de manera manual en las unidades administrativas del Ministerio.
En el ámbito administrativo, actualmente, se está empleando RPA en la automatización de procesos de distinta naturaleza y con beneficio en diversos agentes del ecosistema. Entre los procesos en los cuales ya están implantadas soluciones automatizadas destacan:
- Automatización de la cancelación de antecedentes penales en SIRAJ2.
- Automatización de las tareas de unificación de historiales en SIRAJ2.
- Apoyo automatizado en la concesión de nacionalidad por residencia y por sefardíes.
- Apoyo automatizado en la consulta de datos de filiación por la Dirección General de Policía y el Instituto Cervantes.
- Apoyo automatizado en el tratamiento de denegaciones de nacionalidad por residencia.
- Tratamiento automatizado en el tratamiento de comunicaciones, notificaciones y los recordatorios de diligencias y gestión de documentos en expedientes de comisiones rogatorias a través de la plataforma de tramitación TEMIS.
- Automatización del traspaso de expedientes entre LEXNET y REGES.
Requisitos de Acceso
La gestión y administración de la herramienta RPA se realiza de forma centralizada por la Dirección General para la Transformación Digital de la Administración de Justicia (DGTDAJ). Por tanto, mientras desde esta Dirección General se realiza la operación diaria de los diferentes procesos automatizados, los usuarios de los procesos automatizados no necesitan ningún requisito de acceso, tan solo conocer los procesos automatizados que le atañen en su día a día para adaptar su rol y tareas en los procesos con respecto a la situación de operación manual.
Usuarios
Los usuarios dependen de la naturaleza funcional del proceso automatizado. Principalmente, personal tramitador de las unidades administrativas del Ministerio de Justicia.
Implantación
Estos procesos tienen una implantación en diferentes áreas del Ministerio de Justicia dependiendo de la naturaleza y ámbito de actuación de éstos.
Información Complementaria
La tecnología RPA se utiliza con el fin de optimizar la eficiencia en la gestión de tareas de los empleados de una organización permitiéndoles en tareas de mayor valor. Para ello, en el Ministerio de Justicia se ha formado un Centro de Excelencia de Automatización (CEA) para poder impulsar la automatización de procesos en todos los ámbitos de la Administración de Justicia y sus derivados. Este nuevo modelo organizativo permite llevar la gobernanza y arquitectura d elos proyectos de automatización a un nuevo nivel, permitiendo acelerar los procesos actuales y reducir de carga de trabajo al personal de la Administración de Justicia.
Entre los beneficios de la implantación de los procesos de RPA cabe destacar:
- Automatización de tareas simples y repetitivas que por su naturaleza conducen a errores, permitiendo a los órganos judiciales destinar su tiempo a otras tareas donde sus capacidades pueden aportar un mayor valor.
- Implantación ligera y rápida, siendo una tecnología no invasiva y que no requiere adaptación en la arquitectura tecnológica, sino que se relacionan como una capa superior sin necesidad de adaptar y/o modificar las aplicaciones subyacentes.
- Mejora general del rendimiento en los procesos, al eliminarse los cuellos de botella en procesos arduos y manuales y la capacidad de emplearse 24/7.
¿Cómo se utiliza?
Para disponer de una mayor calidad en el gobierno y control de los procesos automatizados se emplea esta tecnología desde un servicio centralizado ofrecido por la Dirección General de Transformación para la Digitalización de la Administración de Justicia (DGTDAJ).
Premios
- Finalista premios CNIS 2022 en la categoría "Mejor proyecto consolidado de innovación pública".
- Ganador AMETIC 2022 en la categoría "Social & Public IA award"
- Ganador en los Premios SS&C Blue Prinms 2023 en la categoría "Most ambitions RPA initiative award"
- Ganador Premios Calidad e Innovación en la Gestión Pública 2023 en la categoría "Innovación en la estión pública"
- Finalista EnerTIC Awards 2023 en la categoría "Low Carbon Economy"
- Finalista Premios SOCINFO 2023
- Finalista Premios CIONET Vocento 2023
- Finalista Certamen Forbes a la Innovación by Kyndryl 2023